Horror Vorstandsvorlage

By |2019-01-08T11:51:02+00:008. Januar 2019|Categories: Business|0 Comments

Kürzlich saß in einem meiner Seminare ein Vorstand einer Bank. Es war ein Inhouse-Seminar, man war also unter sich, und ein hoher Chef war dabei.

Ein Thema waren Entscheidungsvorlagen, zum Beispiel für den Vorstand. Im Publikum saßen Assistentinnen und auch Vertreter von Fachabteilungen.

Anhand einer Vorstandsvorlage zeige ich im Seminar, wie man Texte plant. Die meisten Menschen schreiben ja einfach drauflos, und so ergibt sich oft das pure Chaos. Sobald sie das merken, beginnen sie, Absätze umzustellen – und der Text wird auch noch zu lang. Also gehen wir das Thema systematisch an. Worum geht es? Das ergibt eine Überschrift, sofern die Form es zulässt. Und was sind die Punkte? Die sammeln wir und bringen sie in eine Reihenfolge.

Funktionierende Texte statt Literaturnobelpreis

Als Beispiel beginne ich meistens mit einem Alltagsthema aus dem Lokaljournalismus, beispielsweise mit einem Banküberfall. Die Überschrift lautet – simpel: „Banküberfall“. Es geht dabei nicht um Originalität, und wir wollen auch nicht zeigen, dass wir intellektuell sind. Insgesamt wollen wir keinen Literaturnobelpreis gewinnen, sondern funktionierende Texte haben. Und dann überlegen wir, was uns interessiert: Welche/r Täter war/en es? Wann und wo war der Überfall? Welche Beute haben die Täter gemacht? Was ist mit den Mitarbeitern und Kunden, ist jemand verletzt? Konnten die Täter fliehen? Was hat die Polizei gemacht? Und, falls die Täter geflohen sind: Wie sehen sie aus?

Das sind im Wesentlichen die Punkte, um die es geht. Die bringen wir in dieser Übung in eine Reihenfolge. Klar wird: Es gibt Wichtiges (die Antworten auf alle naheliegenden Fragen) und Unwichtiges (dass der Klavierunterricht eine Etage höher ausgefallen ist wegen des Trubels). Das Unwichtige lassen wir weg, das Wichtige ordnen wir. Und erst dann fangen wir an zu formulieren.

Genauso funktioniert das bei einer Entscheidungsvorlage auch. Wir nehmen je nach Publikum ein Versicherungsthema, Pharma-Thema, ein juristisches oder politisches Thema, ein Bankthema – eben eine Sache, die zu entscheiden ist. Das Thema kommt aus einer Fachabteilung, ist beispielsweise eine Modifikation an einem Finanzprodukt. Erst suchen wir alle Punkte, die wichtig erscheinen. Dann werfen wir das Unwichtige raus und ordnen das Wichtige. Das ist ungewöhnlich für die Leute, weil wir noch keine Zeile geschrieben haben, aber schon wissen, wie lang unser Text wird. Denn aus jedem Aspekt wird ein Absatz. Nach meinen Seminaren bekomme ich immer wieder das Feedback, dass genau dieses Tool massiv Zeit spart im Alltag.

Der einfachste Punkt hat gefehlt

Nun saß also ein Vorstand der Bank im Seminar. Wir hatten unsere Gedankensammlung so gut wie fertig – nur ein Punkt fehlte in meinen Augen noch. Ich fragte herum, ob jemandem etwas einfiele. Liebe Leute, bitte versetzt euch in die Lage des Adressaten – was fehlt? Der Vorstand schaute mich an, er wollte etwas sagen, aber er hielt sich zurück. Es war zu spüren, dass er seine Mitarbeiter im Seminar nicht belehren oder sonstwie brüskieren wollte. Das Verrückte aber war: Wir beide wussten, was fehlte. Das war nonverbal zwischen uns beiden sonnenklar.

Es war der Gedanke „Bitte entscheiden“. Die Tatsache, dass der Empfänger dieser Vorlage wissen will, was er nun tun soll. Soll er den Sachverhalt zur Kenntnis nehmen? Soll er darüber nachdenken? Oder soll er etwas entscheiden? Das hat gefehlt. Und diesen Call-to-action sollten wir genauso klar kommunizieren wie alle anderen wichtigen Punkte.

„Das kann man sich doch denken“, sagen jetzt manche. Tja – nein. Sicher können wir mutmaßen und interpretieren, wofür die Botschaft gedacht sein könnte. Aber funktionale Kommunikation ist klar und unzweifelhaft. Wir überlassen nichts dem Zufall. Warum sollten wir Ratespiele veranstalten, wenn wir doch auch klar sagen können, was wir wollen? Wozu diese Verzögerung? Warum sollten wir es den Menschen schwer machen?

Menschen wollen keine Gedanken lesen

Oft wirken Elemente von Botschaften banal, sind aber trotzdem wichtig. Menschen können keine Gedanken lesen, und sie wollen es meist auch nicht. Unter jedem Foto von Bundeskanzlerin Angela Merkel (CDU) steht in der Zeitung: „Bundeskanzlerin Angela Merkel (CDU)“. Da sagt auch niemand: „Hallo? Das wissen wir doch selber!“

Um diese Klarheit im Denken und diese Präzision geht es in meinen Seminaren. Wenn Sie Ihre Kommunikation vereinfachen wollen, sind Sie bei mir genau richtig. Viele meiner Kunden beklagen übrigens tatsächlich zu viel Intellekt und Originalität in ihrer internen Kommunikation. Was an der Schule liegt, die uns beigebracht hat, dass wir klug wirken sollen. Das ist ein bildungsbürgerlicher Ballast, der die Unternehmenskommunikation am Ende eher erschwert, weil die Texte voller Schnitzeljagden und Intelligenztest sind, also voll mit mutwillig aufgestellten Hürden. Wenn Sie wollen, überzeuge ich Ihre Leute davon, dass es um einfache und klare Sprache geht, nicht um Bildungsprotzerei – und ich vermittle ihnen, wie sie sich klar ausdrücken. Und das in jeder Branche.

 

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